Агенты: схема работы с ассистентом
Правила взаимодействия с ассистентом
Агенты: работа с ассистентом
Агент ставит задачи ассистенту в Wunderlist. Прежде чем сделать это, агент должен убедиться, что все рабочие материалы находятся в полном порядке и оформлены в папки.
Ведение папок клиентов
Ведение папок клиентов — то, с чем в первую очередь работает ассистент. Вся актуальная информация о клиенте хранится там, и уже оттуда переносится в другие медиа. Папки клиентов разбиваются на годы. Для каждого фильма создаётся отдельная папка. Название папки = название фильма. Путь к папке конкретного фильма получается следующего вида: Клиенты 2018 / Продвижение / Имя+Фамилия агента / Название фильма.

Обязанность агента чётко структурировать материалы каждой папки:

  • Кадры из фильма. Это скриншоты в формате jpg, подписанные на английском языке. Вес каждого файла — не более 1 Мб, иначе они могут просто не загрузиться в онлайн-заявки. Количество — не менее 4 штук для оформления карточки на сайте, в целом — хоть 20. Кадры хранятся в отдельной папке внутри папки фильма.
  • Фото режиссёра. 2–3 портретные фотографии в формате jpg. Каждое фото подписано именем и фамилией режиссёра на латинице. Размер — не менее 1000–1500 pix по меньшей стороне, чтобы можно было напечатать в каталоге фестиваля. Портреты хранятся в отдельной папке внутри папки фильма, за исключением тех случаев, когда есть только 1 фото.
  • Текстовые материалы. Важные файлы в формате doc на русском и английском языках:
    1) синопсис в нескольких вариантах: логлайн — не более 30 слов, синопсис не более 100 слов, факультативно — развёрнутый синопсис. Ассистент не должен отвлекаться на переписывание синопсисов, а агент должен держать в уме, что у некоторых фестивалей жёсткие ограничения в формах;
    2) биография и фильмография режиссёра (фильмография — это важно, потому что её часто спрашивают);
    3) факультативно — комментарий (заявление) режиссёра отдельным файлом также на двух языках.
  • Анкета фильма. Важно, что именно анкета, а не полностью весь договор! Ещё раз: анкета должна быть вынесена в отдельный файл! Рекомендуется хранить анкету в гугл-док.
  • Субтитры, диалоговые листы, срт. Хранятся в отдельной папке внутри папки фильма.
  • Файл со ссылками на видео. Актуальные копии всех фильмов агента на русском и английском (субтитры) языках рекомендуется хранить в аккаунте Festagent на Vimeo (данные для входа). Кроме фильма, туда можно загружать тизеры и трейлеры проекта. Помимо ссылок, в файле обязательно должны быть указаны пароли для просмотра. Вид содержимого файла:
    1. Название фильма, ссылка, пароль.
    2. Название фильма-2, ссылка, пароль.
  • Таблица фестивалей и отправок. Подробнее о таблице ниже.
Текстовые материалы (синопсис, био, фильмография, заявление режиссёра) хранятся в отдельной папке «Материалы».

Субтитры, диалоговые листы, срт. Хранятся в отдельной папке внутри папки фильма. Обратите внимание, что субтитры обязательны для большинства фестивалей, и часто без них заявку отправить невозможно!

Постеры на рус и англ (если имеются) хранятся в отдельной папке. Если только рус, можно хранить в общей папке самостоятельным файлом.

Анкета фильма должна быть заполнена полностью и на двух языках.

В анкету следует вносить информацию о возрастных ограничениях, чтобы ассистенту не приходилось искать её самостоятельно (тем более что не все отмечают это в карточках почему-то).
Пример идеальной папки
Пример файла со ссылками на видео
Таблица фестивалей и отправок
Таблица фестивалей и отправок — основной инструмент взаимодействия агента с клиентом. Она составляется агентом сразу после согласования с клиентом стратегии продвижения фильма. Клиент имеет доступ к таблице в любой момент. Вести таблицу агенту помогает ассистент.

  • Название таблицы. В верхнем левом углу указывается название фильма, имя и фамилия режиссёра, числа в скобках. Первое число — количество фестивалей, на которые уже отправлен фильм (требует обновления с каждой подачей заявки). Второе — количество фестивалей, на которые клиент отправил фильм самостоятельно. Это факультативная переменная. Третье — количество фестивалей, на которые агентство должно отправить фильм согласно договору.
  • Все отправки фиксируются в таблице. Дата отправки сопровождается скриншотом. Если фильму присвоен трекинговый номер, он помечается в блоке ID. Блок «Отправлено» выделяется светло-зелёным цветом.
  • Все результаты также фиксируются в таблице. Результаты отслеживаются агентом и сразу же вносятся в таблицу фильма, после чего ассистент фиксируют их в карточках фильма на сайте. Блок «Участие» выделяется жёлтым цветом.
  • Учёт финансов платных отправок. Учитывать финансы по каждому проекту удобнее сразу в таблице фильма — и только потом переносить их в таблицу «Ассистенты — взносы». Да, это немного двойной работы, но зато так надёжнее, ничего не потеряется и ассистент не потратит время на переход между таблицами, а просто переключит вкладки одной таблицы. Уже потом, когда все платные отправки месяца по фильму сделаны, ассистент простым копированием переносит данные в общую таблицу, позволяющую видеть сальдо.
Читать правила работы со взносами клиентов на фестивали с Entry Fee
Пример идеальной таблицы
Агент ставит задачу ассистенту только после того, как подготовил и организовал все материалы! Экстренные случаи бывают, когда, например, фильм нужно как можно скорее запустить в работу, но это не должно становиться нормой.
Постановка задачи в Wunderlist
  • Чёткость и полнота. Чем тщательнее агент изложит информацию в задаче, тем меньше ассистент пристаёт к нему с вопросами. В комментарии к задаче следует указывать ссылки на папку фильма и таблицу. Каждый фестиваль по одному проекту агент должен помечать в качестве подзадачи.
  • Ссылка на папку фильма. Прикрепляя в комментарии к задачи ссылку на папку с фильмом и таблицу фестивалей и отправок, агент позволяет ассистенту максимально быстро включиться в работу с любого подвернувшегося под руку компьютера.
  • Срочные задачи. Задачи, которые срочно нужно сделать завтра, агент ставит до 19:00 по Мск. Тогда ассистент может спланировать свою работу на следующий день. Бывают экстренные случаи, но они не должны случаться в ночи.
Пример идеальной задачи