Каталоги фильмов: схема работы
Порядок работы с каталогами фильмов с 1 января 2018.
Каталоги фильмов дают хорошие результаты по отбору фильмов. Это эффективно, это повышает уровень работы агентов и узнаваемость агентства в целом.
Собрать каталог просто, когда у вас есть выход на фестиваль: вы давно знакомы, встречались на мероприятиях и хорошо общаетесь. Но задача в том, чтобы постоянно расширять список дружественных фестивалей, и это не всегда легко без личного контакта, но делать все равно нужно.
У каждого каталога есть ответственный агент, который ведет переговоры с фестивалем и контролирует сбор фильмов.
Собрать каталог просто, когда у вас есть выход на фестиваль: вы давно знакомы, встречались на мероприятиях и хорошо общаетесь. Но задача в том, чтобы постоянно расширять список дружественных фестивалей, и это не всегда легко без личного контакта, но делать все равно нужно.
У каждого каталога есть ответственный агент, который ведет переговоры с фестивалем и контролирует сбор фильмов.
Этапы работы с каталогами
- Ежемесячно куратор проводит совещание с агентами: обсуждает план на месяц, распределяет работу с фестивалями между агентами.
- Агенты составляют план фестивалей у которых открываются или недавно открылись дедлайны, кому стоит предложить каталоги;
- Агенты связываются с фестивалями и делают запрос на каталог фильмов: письма, телефон, соц. сети;
- Ответы фестивалей агенты фиксируют в Таблице пакетов. Те фестивали, которые готовы сотрудничать переносит в рабочий план;
- Ответственные за свои каталоги агенты ставят задачи другим агентам и пишут в заметке параметры для отбора фильмов и контролируют своевременный сбор каталога;
- Если фестиваль берет фильмы, то ответственные агенты собирают материалы по фильмам, принятых на фестиваль, от других агентов.
- К концу месяца куратор актуализирует вкладки Таблицы каталогов, пишет отчет о работе команды по каталогам.
Каталоги собираем на сайте агентства. Создавайте защищенный паролем каталог со встроенным просмотром фильмов или скачивайте в виде PDF и отправляйте почтой.
Читать: Как собрать каталог фильмов на сайте FA?
Читать: Как собрать каталог фильмов на сайте FA?
Когда собирать каталог
Лучше всего отправлять каталог как только у фестиваля открывается прием заявок.
Самое позднее — за месяц до официального дедлайна.
Исключения возможны только при очень близком контакте с фестивалем или есть шансы на приз.
Даже если дедлайн далеко, лучше выслать каталог раньше, а потом собрать второй, обновленный.
Чем ближе дедлайн, тем меньше шансов.
Лучше всего отправлять каталог как только у фестиваля открывается прием заявок.
Самое позднее — за месяц до официального дедлайна.
Исключения возможны только при очень близком контакте с фестивалем или есть шансы на приз.
Даже если дедлайн далеко, лучше выслать каталог раньше, а потом собрать второй, обновленный.
Чем ближе дедлайн, тем меньше шансов.
Какие фестивали искать
В России и СНГ выше шансы для русскоязычных фильмов, а мир — статусно. Не пренебрегаем маленькими фестивалями.
Нам интересны крупные фестивали, куда мы можем подавать фильмы на рассмотрение — это престижно и актуально для сильных фильмов.
По нашему опыту, гораздо охотнее берут фильмы через каталоги небольшие фестивали в мире. Ими нельзя пренебрегать, потому что они могут дать участия не самым сильным картинам.
В России и СНГ выше шансы для русскоязычных фильмов, а мир — статусно. Не пренебрегаем маленькими фестивалями.
Нам интересны крупные фестивали, куда мы можем подавать фильмы на рассмотрение — это престижно и актуально для сильных фильмов.
По нашему опыту, гораздо охотнее берут фильмы через каталоги небольшие фестивали в мире. Ими нельзя пренебрегать, потому что они могут дать участия не самым сильным картинам.
Какие фильмы собирать
Правило простое — чем круче фестиваль, тем сильнее должен быть каталог.
Внимательно читайте заметку ответственного агента: могут быть ограничения по сбору фильмов, которые агент обсуждает с фестивалем, поэтому остальным не надо добавлять все подряд, только best (или что указано в заметке).
Правило простое — чем круче фестиваль, тем сильнее должен быть каталог.
Внимательно читайте заметку ответственного агента: могут быть ограничения по сбору фильмов, которые агент обсуждает с фестивалем, поэтому остальным не надо добавлять все подряд, только best (или что указано в заметке).
Когда и как искать фестивали
Задача агента в том, чтобы, с одной стороны, выбрать фестивали, с кем потенциально диалог возможен и есть шансы на успех мероприятия, с другой, добиваться результата там, где это стратегически необходимо.
Да, не все фестивали хотят и готовы с первого раза принимать каталог: кому-то удобнее своя форма заявки, кому-то лень, у кого еще что. Именно поэтому в план необходимо закладывать список намного шире, чем планируется собрать каталогов. По опыту около1/3 новых фестивалей готовы работать.
Да, не все фестивали хотят и готовы с первого раза принимать каталог: кому-то удобнее своя форма заявки, кому-то лень, у кого еще что. Именно поэтому в план необходимо закладывать список намного шире, чем планируется собрать каталогов. По опыту около1/3 новых фестивалей готовы работать.
Когда?
До 10-го числа месяца агент составляет примерный план фестивалей и отправляет запросы. Часть фестивалей не отвечает или отвечает отрицательно, а часть готовы принять к рассмотрению каталог.
Читать: Как лучше писать фестивалю?
До 10-го числа месяца агент составляет примерный план фестивалей и отправляет запросы. Часть фестивалей не отвечает или отвечает отрицательно, а часть готовы принять к рассмотрению каталог.
Читать: Как лучше писать фестивалю?
Как?
Включаем воображение и используем все доступные каналы связи. Задача — наладить долгосрочное и эффективное сотрудничество с фестивалем и добиться лояльного отношения к фильмам.
Мы помогаем фестивалю: даем фильмы соответствующие регламенту с преселекцией агентства.
Включаем воображение и используем все доступные каналы связи. Задача — наладить долгосрочное и эффективное сотрудничество с фестивалем и добиться лояльного отношения к фильмам.
Мы помогаем фестивалю: даем фильмы соответствующие регламенту с преселекцией агентства.
-
Личные контактыУ каждого агента за время работы копятся личные контакты: старые друзья, познакомились на фестивале, переписка переросла в плотное общение.
Сохраняем в Базу фестивалей! - Таблица контактов с сайта FA, которую проверяет и дополняет редактор каталога.
Также в каталоге фестивалей на сайте можно нажать фильтр «Официальная страница». - Участие фильм в прошлом сезоне всегда хороший повод начать диалог с фестивалем: напомнить о фильме, сказать пару слов об агентстве и предложить каталог.
- Сводная таблица личных контактов отборщиков, в которую вносятся данные визиток и личные наработки наработки агентов.
- Основной инструмент в работе с каталогами. Сюда собираем данные из разных источников и формируем план на год. Но ее все еще недостаточно, поэтому используем альтернативные ресурсы.
-
Подборки фестивалей
Мы собираем подборки фестивалей по популярным характеристикам: кто принимает игровое до 15 минут или фестивали фильмов на эко-тематику.
Как лучше обратиться к фестивалю?
Присылайте на info@festagent.com полезные замечания в работе с фестивалями — будем делиться и помогать команде.
- Важна тема письма. Иногда есть смысл зайти к фестивалю с темой вроде «Submission problem/question» и сначала задать вопрос какой-то, вроде того, как точно заполнить вот эту графу в вашей форме. Так фестиваль вынужден будет ответить, а агенту легче войти в диалог. Живая тема, человеческое письмо, не похожие на корпоративный спам.
- Фейсбук работает: кроме официального письма ищите контакты представителей фестиваля в фейсбуке. Неформальное обращение помогает диалогу.
- Обращайтесь лично и спрашивайте, кто компетентен по вашему вопросу, чтобы не вести переписку не с тем отделом или с человеком, который не в состоянии принять решения и не догадывается вас связать с кем надо.
- Часто фестивали охотнее отвечают на языке той страны, где проводятся. Куратору стоит внимательно распределять задачи, учитывая какие языки знают агенты. Например французам лучше писать на французском (Лера), а полякам — на польском (Ханна, Аня).
- Иногда ответы от фестивалей приходится ждать долго. Если фестиваль отвечает позже дедлайна или мы понимаем, что не успели — договариваемся на след год и вносим в план.
- По опыту некоторых агентов фестивали любят картинки, поэтому приглашая к регистрации можно показать, как выглядит каталог фестивалей или каталог фильмов.
- Не писать очень сложных больших первых писем, пока фестиваль вообще не вышел на связь. Не надо бить из пушки по воробьям. Лучше сделать больше простых запросов и полноценно обсудить с теми, кто ответил, чем написать очень подробные письма знакомства и не получить ответ
Один из примеров письма на фестиваль
Dear NAME!
My name is Lera and I work in Festagent agency — we deal professionally with the best new Russian films both short and feature, docs and fiction.
Can you please write to me if you accept Russian movies?
We cooperate with film festivals and suggest our film's catalogue — we collect films for your festival in accordance to your rules and regulations. We wish you consider some of them interesting for your festival.
We have one of the biggest database of film festivals (
Here is the link to our site (https://festagent.com/en/festivals) . You can easily add your festival to it. We would be very glad and can help you to do it. The guideline is simple.
We would really like to work with you.
So please write me back if you are interested in our suggestion.
Dear NAME!
My name is Lera and I work in Festagent agency — we deal professionally with the best new Russian films both short and feature, docs and fiction.
Can you please write to me if you accept Russian movies?
We cooperate with film festivals and suggest our film's catalogue — we collect films for your festival in accordance to your rules and regulations. We wish you consider some of them interesting for your festival.
We have one of the biggest database of film festivals (
Here is the link to our site (https://festagent.com/en/festivals) . You can easily add your festival to it. We would be very glad and can help you to do it. The guideline is simple.
We would really like to work with you.
So please write me back if you are interested in our suggestion.
Куратор
Главная задача куратора в том, чтобы в период правления все нормативы по каталогам были сданы.
Как назначается куратор
Куратором назначается один из агентов на срок 2 месяца. Каждый агент становится куратором по очереди. План очередности кураторов составляем в начале года. На весь низкий фестивальный сезон (на 3 месяца) назначается один куратор.
План кураторов составляется в Таблице каталогов во вкладке «Сводка» — отмечаем светло-зеленым месяцы.
Куратором назначается один из агентов на срок 2 месяца. Каждый агент становится куратором по очереди. План очередности кураторов составляем в начале года. На весь низкий фестивальный сезон (на 3 месяца) назначается один куратор.
План кураторов составляется в Таблице каталогов во вкладке «Сводка» — отмечаем светло-зеленым месяцы.
Бонус куратора
Куратор получит бонус 100 руб. за каждый каталог сверх норматива. Учет идет раз в два месяца.
Пример: норматив на 6 агентов в высокий сезон 6*5=30 каталогов, а за два месяца — 60. В первый месяц собрали 27 каталогов, во второй — 53. Всего 80 каталогов, 20 — бонусных. Куратор получает 20*100=2000 руб.
Куратор получит бонус 100 руб. за каждый каталог сверх норматива. Учет идет раз в два месяца.
Пример: норматив на 6 агентов в высокий сезон 6*5=30 каталогов, а за два месяца — 60. В первый месяц собрали 27 каталогов, во второй — 53. Всего 80 каталогов, 20 — бонусных. Куратор получает 20*100=2000 руб.
Штраф куратора
Штраф рассчитывается раз в два месяца (за весь период курирования агента). В расчете штрафа учитывается успеваемость команды, совещания, порядок в таблицах и ежемесячные отчеты.
Штраф рассчитывается раз в два месяца (за весь период курирования агента). В расчете штрафа учитывается успеваемость команды, совещания, порядок в таблицах и ежемесячные отчеты.
- Несоблюдение норматива: первое нарушение в течение календарного года — 3% от зарплаты.
- Несоблюдение норматива: повторное нарушение не соблюдения норматива — 5% от зарплаты.
Обязанности куратора
Куратор помогает агенту, но не делает за агента его работу. Агенты самостоятельно следят за своими графиками фестивалей, но если возникли сложности, куратор помогает агенту найти фестивали, перераспределить нагрузку и т.д.
Куратор в первую неделю месяца проводит общее совещание с агентами по каталогам, узнавая детали работы на текущий месяц, намечая план, распределяя задачи. После совещания пишет краткий отчет, с задачами и сроками: в копию ставит директора и координатора. Далее куратор самостоятельно смотрит за успеваемостью и созванивается при необходимости. Расставляет приоритеты, звонит, не ждет долгих ответов по почте и т.д. — интересует результат, а не жалобы почему тот и этот не то и не се.
Ведет в порядке все таблицы по контактам фестивалей: ведет в порядке вкладки «Россия/СНГ» и «Мир», актуализирует контакты фестивалей в Базе фестивалей.
Распределяет нагрузку между агентами: есть большая разница выйти на связь с небольшим российским фестивалем, с которым есть контакт в течение нескольких лет составить каталог, или выйти на связь с зарубежными фестивалями, с кем связи еще не было и пробить каталог. Нагрузка у агентов должна быть примерно равномерная: у каждого агента в месяц должны быть как новые каталоги, так и готовые наработки.
Также куратор должен учесть особенности агентов: у кого какие наработки по старым контактам (кто с кем долго общается), странам (например Аня Саевич живет в Польше, Ханна в Беларуси), языкам (Ханна и Аня говорят на польском, Лера на французском и т.д.)
Отслеживает результативность агентов.
Раз в месяц до 30 числа (за день до окончания месяца) куратор присылает директору и координатору отчет по успеваемости агентов.
Куратор ведет учет опозданий и пропусков агентов по каталогам, отмечая во вкладке Сводка. Скриншот.
Опоздания можно посмотреть в каталоге на сайте FA (отмечены красным кругом), а пропуски отмечают ответственные агенты в таблице каталогов отметкой «fail»).
Куратор помогает агенту, но не делает за агента его работу. Агенты самостоятельно следят за своими графиками фестивалей, но если возникли сложности, куратор помогает агенту найти фестивали, перераспределить нагрузку и т.д.
Куратор в первую неделю месяца проводит общее совещание с агентами по каталогам, узнавая детали работы на текущий месяц, намечая план, распределяя задачи. После совещания пишет краткий отчет, с задачами и сроками: в копию ставит директора и координатора. Далее куратор самостоятельно смотрит за успеваемостью и созванивается при необходимости. Расставляет приоритеты, звонит, не ждет долгих ответов по почте и т.д. — интересует результат, а не жалобы почему тот и этот не то и не се.
Ведет в порядке все таблицы по контактам фестивалей: ведет в порядке вкладки «Россия/СНГ» и «Мир», актуализирует контакты фестивалей в Базе фестивалей.
Распределяет нагрузку между агентами: есть большая разница выйти на связь с небольшим российским фестивалем, с которым есть контакт в течение нескольких лет составить каталог, или выйти на связь с зарубежными фестивалями, с кем связи еще не было и пробить каталог. Нагрузка у агентов должна быть примерно равномерная: у каждого агента в месяц должны быть как новые каталоги, так и готовые наработки.
Также куратор должен учесть особенности агентов: у кого какие наработки по старым контактам (кто с кем долго общается), странам (например Аня Саевич живет в Польше, Ханна в Беларуси), языкам (Ханна и Аня говорят на польском, Лера на французском и т.д.)
Отслеживает результативность агентов.
Раз в месяц до 30 числа (за день до окончания месяца) куратор присылает директору и координатору отчет по успеваемости агентов.
Куратор ведет учет опозданий и пропусков агентов по каталогам, отмечая во вкладке Сводка. Скриншот.
Опоздания можно посмотреть в каталоге на сайте FA (отмечены красным кругом), а пропуски отмечают ответственные агенты в таблице каталогов отметкой «fail»).
Пример отчета куратора
За февраль 2018 собрали 51 каталог (норматив 30)
Лера — каталогов 13 / опозданий 1 / пропусков 0;
Cальдо: 5*300+3*500-250=2750
Катя — каталогов 16 / опозданий 5 / пропусков 1;
Cальдо: 5*300+6*500-250=2750
Юля —каталогов 11 / опозданий 0 / пропусков 0;
Cальдо: 5*300+1*500=2000
Ханна — каталогов 5 / опозданий 1 / пропусков 0;
Cальдо: -250
Анжела — каталогов 4 / опозданий 0 / пропусков 0;
Cальдо: -5% (второе нарушение в год)
Аня — каталогов 2 / опозданий 3 / пропусков 0;
Cальдо: -3% (первое нарушение в год)
За февраль 2018 собрали 51 каталог (норматив 30)
Лера — каталогов 13 / опозданий 1 / пропусков 0;
Cальдо: 5*300+3*500-250=2750
Катя — каталогов 16 / опозданий 5 / пропусков 1;
Cальдо: 5*300+6*500-250=2750
Юля —каталогов 11 / опозданий 0 / пропусков 0;
Cальдо: 5*300+1*500=2000
Ханна — каталогов 5 / опозданий 1 / пропусков 0;
Cальдо: -250
Анжела — каталогов 4 / опозданий 0 / пропусков 0;
Cальдо: -5% (второе нарушение в год)
Аня — каталогов 2 / опозданий 3 / пропусков 0;
Cальдо: -3% (первое нарушение в год)
Таблица пакетов — основной инструмент по сбору информации о фестивалях, готовых работать с каталогами. Рабочий план, статистика, результаты общения с фестивалями.
Читать: Как работать с Таблицей каталогов?
Читать: Как работать с Таблицей каталогов?
Норматив
Количество каталогов делим по сезонам.
Высокий сезон: февраль — октябрь
Низкий сезон: ноябрь — январь
Высокий сезон: февраль — октябрь
Низкий сезон: ноябрь — январь
Норматив:
Высокий сезон — 5 каталогов в месяц
Низкий сезон — 5 каталогов за весь сезон
Высокий сезон — 5 каталогов в месяц
Низкий сезон — 5 каталогов за весь сезон
Отпуск
Отпуск рассчитывается пропорционально дням отсутствия. Об отпуске необходимо предупредить заранее за 15 дней координатора и директора. Например, если агент взял отпуск на две недели в высокий сезон, то в этом месяце ему надо сделать 2 каталога.
Командировки
Если командировка менее 4-х дней, то каталоги в рабочем режиме — необходимо соблюдать месячный норматив.
Если командировки от 5 дней и более, аналогично отпуску — пропорционально дням отсутствия.
Болезнь
О болезни заранее предупредить невозможно, но в зависимости от состояния, лучше договориться с кем-то из агентов, чтобы помогли поддержать договоренности по срочным каталогам. В остальном, пропорционально дням отсутствия.
Отпуск рассчитывается пропорционально дням отсутствия. Об отпуске необходимо предупредить заранее за 15 дней координатора и директора. Например, если агент взял отпуск на две недели в высокий сезон, то в этом месяце ему надо сделать 2 каталога.
Командировки
Если командировка менее 4-х дней, то каталоги в рабочем режиме — необходимо соблюдать месячный норматив.
Если командировки от 5 дней и более, аналогично отпуску — пропорционально дням отсутствия.
Болезнь
О болезни заранее предупредить невозможно, но в зависимости от состояния, лучше договориться с кем-то из агентов, чтобы помогли поддержать договоренности по срочным каталогам. В остальном, пропорционально дням отсутствия.
Бонусы и штрафы
Штрафы
- За каждый каталог сверх обязательного минимума — 300 руб.
- Начиная с11-го каталога в месяц — бонус 500 руб. за каталог.
- Бонусы в низкий сезон рассчитываются в феврале.
Штрафы
- Несоблюдение норматива: первое нарушение в течение календарного года — 3% от зарплаты.
- Несоблюдение норматива: повторное нарушение не соблюдения норматива — 5% от зарплаты.
- Пропущенный каталог другого агента — 500 руб.
- Каталог, заполненный после дедлайна — 250 руб.
- Штрафы в низкий сезон применяются ко всему периоду низкого сезона и рассчитываются в январе по ставке 3% и вычитаются из зарплаты февраля. Пример: агент сделал всего 3 (вместо 5) каталога за 3 месяца низкого сезоны, и даже если это повторное нарушение за год — штраф будет 3% от суммы зарплат за 3 месяца мертвого сезона).
Каталог отправляется в дедлайн — семеро одного не ждут!
Каталоги и дедлайны видно на странице каталогов, каналы связи известны. Если агент ничего не добавил в каталог, то ответственный агент фиксирует в таблице результат «fail».
Ответственный за каталог агент должен согласовать изменения с агентом фильмов, которые он хочет удалить или заменить.
Каталоги и дедлайны видно на странице каталогов, каналы связи известны. Если агент ничего не добавил в каталог, то ответственный агент фиксирует в таблице результат «fail».
Ответственный за каталог агент должен согласовать изменения с агентом фильмов, которые он хочет удалить или заменить.
